19 Luglio 2022

Dead or Agile: la caccia al team è aperta!

Lorenzo Baccilieri
Lorenzo Baccilieri PROJECT MANAGER
Articoli Strategy
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Comunicare bene per lavorare meglio

 

Uno degli aspetti fondamentali del lavoro in un team AGILE è senz’altro la comunicazione: quante parole servono per comunicare realmente un concetto? Sembra una domanda banale, ma non lo è affatto se ci rifletti. Per non perdere tempo ed evitare inutili frustrazioni è fondamentale comunicare a qualsiasi livello in modo semplice e chiaro.

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Partire dagli errori tipici ti aiuta a non caderci e a non ripeterli. Mettere a nudo i tuoi difetti di comunicazione durante un incontro di gruppo, può aiutarti a comprenderli e a migliorare il tuo livello di comunicazione.

Tutti abbiamo in ufficio un collega che somiglia a uno di questi identikit. L’importante è riconoscersi in almeno uno dei profili senza prendersi troppo sul serio:

  • Il Tecnicomane
    1. Difetti: parla in modo troppo tecnico anche con chi non ha le competenze per poterlo comprendere. 
    2. Consigli: semplifica i concetti e mettiti nei panni di chi ti sta ascoltando. Sei il risultato della tua comunicazione e se qualcuno non ti capisce, parte della responsabilità è tua.
  • Il Logorroico
    1. Difetti: parla tanto, troppo, e non arriva mai ad un punto. Complica le cose (perchè non è in grado di risolverle) e soprattutto annoia fino allo sfinimento.
    2. Consigli: parla meno e vai dritto al punto! Prepara una slide che riassuma tutto quello che vuoi dire. Usa una lavagna: un disegno vale più di mille parole.
  • L’Ermetico
    1. Difetti: parla poco e nel peggiore dei casi si esprime a monosillabi. Si esprime con occhiate, smorfie, impercettibili cenni d’assenso o indolenti scrollatine di spalle. Durante le riunioni si mimetizza con la mobilia e la sua presenza fisica viene messa in dubbio: è un’entità eterea?
    2. Consigli: impara ad “occupare” spazio e sii consapevole che colleghi e clienti si aspettano delle risposte. Prendi tempo e prepara i tuoi discorsi e le tue valutazioni.
  • Lo Mnemonico
    1. Difetti: non scrive mai e gestisce tutto a memoria, affidandosi al suo hard disk cerebrale che reputa infallibile. Fa affermazioni che poi nel tempo dimentica o cambia. Lavora “a vista” o a “sensazione”.
    2. Consigli: affidati un po’ meno alla memoria, visto che è impossibile ricordarsi tutto. Scrivi anche solo un elenco puntato via mail da tenere aggiornato per non dover ricostruire tutto ogni volta.
  • L’Italiota
    1. Difetti: come in quei “programmi demenziali con tribune elettorali” citando il compianto Franco Battiato, chi si sente ospite di un talk show ha il vizio di parlare sopra gli altri. Anziché parlare uno alla volta, gli italioti ottimizzano i tempi parlando tutti insieme. Gli italioti non ascoltano. 
    2. Consigli: prova ad ascoltare gli altri, spesso hanno cose interessanti da dire! Non interromperli se stanno parlando, ma aspetta che finiscano il concetto.

Imparare a comunicare fra colleghi è tutt’altro che semplice e gli esempi - negativi - tratteggiati dagli identikit eccessivi, ti aiutano a capire i tuoi errori e quelli degli altri. Comprendendo le cattive abitudini, impari ad evitarle.

 

Gettati nella mischia!

 

Riconosciuti gli eccessi e chiariti gli aspetti necessari per “comunicare bene” tra colleghi, è importante passare al metodo di lavoro.

Soltanto un mese fa abbiamo parlato di approccio AGILE ai progetti, ma come si declinano i principi della filosofia AGILE all’interno del team di lavoro?

Scrum è una struttura (in inglese framework) per la gestione iterativa e incrementale di un progetto. Scrum ti insegna che i ruoli in un team AGILE sono principalmente 3.

  1. Product Owner: rappresenta i portatori di interesse (in inglese stakeholder). È la voce del committente e definisce i requisiti di prodotto, creando l’elenco delle attività (in inglese backlog). In un progetto classico questo ruolo è quello dell’Account manager.
  2. Team Members: sono i responsabili della consegna del prodotto, con incrementi di caratteristiche, rilasciabile alla fine di ogni iterazione (sprint). Il team è composto da persone con competenze diverse che realizzano effettivamente il lavoro, sia esso il piano editoriale per i social network, lo sviluppo di un e-commerce, oppure il restyling di un logo aziendale. Sono il cuore del team Scrum poiché, senza di loro, il progetto non progredisce.
  3. Scrum Master: è il responsabile della rimozione degli ostacoli che limitano la capacità del team di raggiungere l'obiettivo. È un servant leader che facilita una corretta esecuzione dello sprint. Detiene l'autorità relativa all'applicazione delle norme AGILE, presiede le riunioni e “protegge” il team. In un progetto classico questa è la figura del Project manager.

In AGILE non c’è una gerarchia. Non c’è chi decide e chi esegue. Il team Scrum ideale è composto da più o meno 5 elementi, fra i quali devono essere sempre presenti: 

  • il committente del progetto
  • il product owner
  • lo scrum master
  • 2 team members (con competenze diverse ma complementari).

 

Il team AGILE lavora insieme fin dall’inizio del progetto partecipando attivamente allo scopo di:

  • analizzare l’elenco delle attività;
  • assegnare alle attività la priorità in base al valore;
  • concordare la durata, la lista del da farsi e ogni sprint.

 

Il vantaggio per un committente di fare parte del team Scrum è avere sempre visibilità dell’andamento del progetto e poter toccare con mano lo stato di salute del prodotto (per il quale ha pagato!).
 

 

Naturalmente il committente deve essere consapevole, fin dall’inizio del progetto, che la sua presenza, almeno alla chiusura di ogni sprint, è fondamentale per la buona riuscita del progetto. Il quarto principio del manifesto AGILE, infatti, ti dice che: “Committenti e fornitori devono lavorare insieme per tutta la durata del progetto”.

I membri di un team Scrum devono puntare all’autonomia, basandosi su questi due aspetti cardine:

  • Trasparenza: tutte le fasi del progetto, dall’inizio alla chiusura, devono essere note ai partecipanti. Mettere al corrente chi lavora su un progetto di tutti gli aspetti, aiuta a muoversi nella stessa direzione per il raggiungimento dell’obiettivo comune.
  • Ispezione: il prodotto - anche se in corso d’opera - deve essere sempre accessibile a tutti perché possa essere valutato, corretto o modificato.
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Barda la sella per la prossima cavalcata

 

Alla fine del progetto, esauriti tutti gli sprint, il prodotto viene completato e consegnato al committente che lascia il tavolo di lavoro. I Team Members sospirano e si concedono un meritato momento di relax. Il Product Owner è felice perché il cliente ha pagato e se n’è andato soddisfatto.
Lo Scrum Master, cioè il garante dell’applicazione delle norme AGILE, ricorda a tutti che è tempo di retrospettiva (o closeout).

I progetti AGILE, dopo la consegna al cliente, vengono chiusi internamente dal team, attraverso una valutazione complessiva che risponde alle domande:

  • Abbiamo comunicato sempre in modo chiaro?
  • Le consegne sono sempre state pronte per ogni sprint?
  • Abbiamo compreso i feedback del cliente per le correzioni?
  • Tutto il backlog è stato smaltito?

 

Esistono diversi modelli per costruire uno storico dei progetti che sarà fondamentale al momento di affrontare un progetto simile in futuro.

Lo Scrum Master chiede al team (committente compreso) di elencare:

 

  1. Gli aspetti positivi, i punti di forza che devono essere tenuti presenti come best practice da ripetere su ogni progetto.
  2. Gli aspetti migliorabili, affinché entrino a far parte del primo punto, a partire dal progetto successivo.
  3. Gli aspetti negativi - ça va sans dire - gli errori da non ripetere. Valutarli insieme è il primo passo per non ripeterli.

 

Un progetto gestito da un team Scrum (in inglese, scrum, ha il significato di mischia, come quella di una partita di rugby) si conclude dunque con un momento comune di riflessione, fondamentale per approcciare al meglio il progetto successivo.